¿con qué acciones concretas puedo ser más productivo? Con relacion al tiempo.

¿con qué acciones concretas puedo ser más productivo?

                                             


La idea detrás de la productividad es que te produzcas el máximo valor a ti mismo con el mínimo gasto en tiempo, energías y recursos.

Y aquí es importante entender que toda tarea tiene un gasto en energías y tiempo que puede ser de muy pequeño a muy grande pero no todas las tareas te aportan valor.

Del mismo modo, hay tareas y objetivos que nunca llegan a tu agenda, que en caso de completarlas te producirían un valor increíble (ya sea porque te hacen feliz, te permiten avanzar en un aspecto de tu vida o te quitan un problema gigante de encima).

Si estás tan ocupado cada semana gestionando tareas basura que no puedes ni levantar la cabezapara ver a dónde quieres dirigir tu vida, jamás saldrás de esa dinámica de hacer tareas basura.

Esta realidad es tan simple como frecuente.

Medidas que puedes tomar (de productividad personal)

Ante una agenda llena de tareas como la anterior tienes dos tipos de acciones concretas:

• Puedes tomar medidas inmediatas o de corto plazo – Como renunciar puntualmente a una tarea importante o adoptar una pequeña optimización o truquito para que te lleve menos alguna tarea.
• Puedes tomar medidas estructurantes (grandes cambios) – Como el instaurar un filtro para eliminar tareas basura antes de que lleguen a tu agenda, automatizar ciertas tareas y el empezar a trabajar siempre centrado en objetivos (para evitar que pase el tiempo sin que avances en lo que importa).

¿Y cuáles me recomiendas?

Todo depende del tiempo que pongas a tu disposición.

Si estás en un estado de “extrema saturación” puntual las acciones que necesitas son más cortoplacistas. Decide qué tareas no puedes permitirte hacer, intenta reducir el tiempo de algunas, busca cómo delegar si puedes y pospón lo que te puedas permitir posponer.

Si tienes algo de tiempo disponible (margen de maniobra) o tienes la impresión de que llevas más de dos semanas saturado, las acciones que te convienen son las reestructuraciones y los cambios. Alguien que lleva más de 2 semanas en estado de tanta sobrecarga como para no tener tiempo para otra cosa no es que esté “sobrecargado” puntualmente sino que vive sobrecargado.

Es importante diferenciarlo porque si no todos estaríamos tentados a usar truquitos y nunca aprender nada nuevo pero eso es una mala filosofía.

Los truquitos a fin de cuentas funcionan mal, son el último recurso y te salvan hoy para crearte un problema mañana. Si hoy pides un favor para salir de una situación de sobrecarga, la semana que viene vas a estar sobrecargado y deber un favor (o esa es la idea).

A base de medidas inmediatas y truquitos, la semana que viene vas a volver a estar sobrecargado. Y así no hay quién viva.

Los grandes cambios aprendiendo técnicas de productividad personal que estructuren el cómo trabajas, son lo que te va a hacer crecer como persona y ser cada vez más eficiente.

Y lo que es más, una vez que dejes de estar sobrecargado, si sigues invirtiendo tiempo en aprender técnicas de productividad seguirás necesitando cada vez menos esfuerzo para hacer las mismas cosas. La productividad no es solo un “apaga fuegos” sino una habilidad para trabajar inteligente tanto en tu vida personal como profesional hasta donde te apetezca aplicar los principios.

De este modo, incluso cuando dejes de estar “sobrecargado” puedes seguir aprendiendo, creando herramientas, automatizando y aplicando principios de productividad para que cada semana te lleve menos tiempo y esfuerzo el hacer lo mismo. Cada vez tendrás que focalizarte en algo distinto email, objetivos, tareas, estrategias, gestión de notas, etc. Pero las pérdidas de tiempo actuales que tenemos son tan grandes que el margen de mejora es increíble.

Y para eso hay que tener el tiempo de pararse, aprender, construir herramientas, medir en qué vas bien y en qué no, pero, recuerda, todos tenemos el mismo tiempo cada semana. La única diferencia es en qué decidimos invertirlo.

¿Y si estoy tan saturado que no tengo ni tiempo para empezar?

Al principio siempre es un poco más difícil pero, mi recomendación en esos casos sería que

• Empezases por revisar de tu lista de tareas y eliminases las tareas que definitivamente NO merecen tu atención
• Luego separa a una hoja las tareas que tienen 0 urgencia (para no distraerte con ellas)

Si no sabes bien diferenciar lo que es una tarea urgente de una importante, te lo explico aquí con todo lujo de detalles.

Con este espacio habrás creado “un margen de maniobra”, pero ese margen de maniobra no es para que hagas más tareas de tu lista, sino para que lo inviertas en aprender y aplicar nuevas ideas de productividad. ¿De acuerdo?

El objetivo es que cada vez te lleve menos tiempo hacer lo que haces y tengas más tiempo para abordar y mejorar en aspectos que antes simplemente estabas demasiado desbordado para retocar.

Si te comes el margen de maniobra, volvemos a la casilla de salida.

Extraido de: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/administracion-del-tiempo/